Die GIRAFFE ist Teil der digitalen Transformation der Verwaltung. Das Projekt hat seinen Arbeitsschwerpunkt in der Stärkung des Umganges mit Inhalten und der Arbeitsorganisation. Dafür wird ein Netzwerk aufgebaut, dass gemeinsam den Aufbau werthaltiger Innovationen in Form von kleinen Helferlein für die Alltags- und Ad-hoc Prozesse vorantreibt, sowie die Etablierung eines einfach nutzbaren Werkzeugkastens und einer Wissenslandkarte. Die GIRAFFE erarbeitet Inhalte im Rahmen von Netzwerk-Workshops. Dazu sind alle Mitarbeitenden des Geschäftsbereiches des Bundesinnenministeriums eingeladen sowie auch Mitarbeitende aus anderen Geschäftsbereichen um die Vielfalt an Ideen und die Bedarfe von vielen Nutzenden einzusammeln.
Die aktuell avisierten Produktbereiche der GIRAFFE, die durch Daten- und KI-Nutzung profitieren sind…
Vorstellung und Einführung GIRAFFE
Aus der Community für die Community - wie ein Netzwerk entsteht
Die GIRAFFE macht Netzwerk-Workshops um die Ideen und Hinweise der Nutzenden zu verstehen und in das weitere Vorgehen zu integrieren. Die Workshops werden auch genutzt, um die Funktionsweise von Tools anzutesten und die Anforderungen an die Werkzeuge besser zu verstehen.
Im Netzwerk-Workshop wurden die grundlegenden Methoden in der GIRAFFE angeschaut. Das Ziel war, ein gemeinsames Verständnis aufzubauen. Zusätzlich wurde der Digitalisierungsbaukasten des BVA vorgestellt.
In diesem Workshop wurde ein Mock-up für die intelligente Textauswertung anhand der Nutzenden-Bedarfe vorgestellt und Feedback dazu eingeholt. Das Digital Innovation Support Team vom BVA unterstützt das Projektteam dabei, die Ideen und das Feedback systematisch zu erfassen.
Dashboards wollen alle. Aber wozu wollen die Nutzenden in der Verwaltung das Dashboard nutzen und welche weiteren guten Features gibt es? Das war Gegenstand dieses Workshops.
Relevante Texte zu finden ist eine Herausforderung. Deshalb arbeitet GIRAFFE an einen Prototypen, der Verwaltungsmitarbeitenden hilft, bessere Texte schneller und zielgenauer zu finden. Gleichzeitig wurde diskutiert, welche Features noch sinnvoll sein könnten. Wie auf der gesamten ersten Nutzendenreise des Projektes ist das Feedback der Teilnehmenden am Workshop besonders wertvoll.
Relevante Texte zu finden ist eine Herausforderung. Deshalb arbeitet GIRAFFE an einen Prototypen, der Verwaltungsmitarbeitenden hilft, bessere Texte schneller und zielgenauer zu finden. Gleichzeitig wurde diskutiert, welche Features noch sinnvoll sein könnten. Wie auf der gesamten ersten Nutzendenreise des Projektes ist das Feedback der Teilnehmenden am Workshop besonders wertvoll.
In der Sommerpause 2022 war es Zeit für einen vertieften Austausch mit Expertinnen und Experten zum Thema Textarbeit. Bei dieser Art der Workshops steht das Netzwerken und der intensive Austausch im Vordergrund, weshalb als Format die Methode Conversation Cafe gewählt wurde.
Im zweiten Fachworkshop lag der Fokus auf dem Thema Textstrukturen.
Die automatisierte Bearbeitung des Email-Eingangs wünschen sich viele Kolleginnen und Kollegen. Beim ersten Mock-up der zweiten Nutzendenreise steht genau das im Vordergrund: Aus Emails werden automatisiert Aufgaben in ein persönliches Kanban-Aufgaben-Board übertragen.
Die Weiterführung des Mock-ups in Richtung Dashboard verschafft einen Überblick über den individuellen Arbeitsanfall und die Zusammenhänge zu unterschiedlichen Projekten.
Im zweiten Teil der Vorstellung des Mock-ups Dashboard steht die geplante KI-Funktionalität im Vordergrund. Wie kann durch die Nutzung der Arbeitsprozessdaten die Arbeitsorganisation KI-optimiert werden?
Alle Ergebnisse der Workshops sind auf der Social-Intranet-Seite des Bundes im Gruppenraum der GIRAFFE abrufbar.
Gibt es Fragen oder Anmerkungen? Hier geht es zur Kontaktseite.